Abrir e gerir um caso

Antes de abrir

Um caso pertence sempre a um cliente e a um tipo de caso — sem qualquer um dos dois, o formulário de abertura não avança. Se o tipo de caso ainda não existir, crie-o primeiro em Configuração do escritório; é ele que decide se este caso vai exigir valor da causa.

Verificação de conflitos

Antes de aceitar um caso, verifique se o nome do cliente ou da contraparte aparece nos contactos, clientes e contrapartes já registados no escritório. É uma obrigação deontológica — e fica registada com o que foi procurado, mesmo quando o resultado é "sem conflitos".

O ecrã não torna a verificação obrigatória: há trabalho que chega já verificado. Mas guarda o resultado no próprio caso, para que "com que fundamento foi isto aberto" tenha sempre resposta.

Contencioso ou não

O tipo de caso decide se o caso é contencioso — corre em tribunal — ou não. Só um caso contencioso exige valor da causa, forma do processo, pedido e factos. Uma consultoria não tem causa, e por isso não tem valor da causa.

Valor da causa

CPC art. 305.º/1 — «A toda a causa deve ser atribuído um valor certo, expresso em moeda legal, o qual representa a utilidade económica imediata do pedido.» Não é um campo de gestão: fixa a competência do tribunal e a forma do processo.

As alçadas, da Lei n.º 5-A/21, são:

• Relação: Kz 6.160.000,00
• Comarca: Kz 3.080.000,00

O ecrã mostra o que o valor implica enquanto se escreve o valor — a forma sugerida, a posição face às duas alçadas, se a decisão vai admitir recurso. Kz 3.000.000 e Kz 3.100.000 dão processos diferentes, e vale mais ver isso na altura da escolha do que descobrir na secretaria.

Forma do processo

CPC art. 462.º — a forma do processo decorre do valor da causa. O sistema sugere uma forma — ordinário, sumário ou sumaríssimo — a partir do valor; não a impõe. Um processo especial aplica-se «aos casos expressamente designados na lei» (art. 460.º/2), e isso não se deduz de um número — escolhe- se à mão.

Pedido e factos

Duas alíneas distintas da petição, e por isso dois campos distintos:

• pedido (art. 467.º/1/d) — o que se requer ao tribunal;
• factos e fundamentos (art. 467.º/1/c) — a causa de pedir.

Prazos e honorários

Ainda no ecrã de abertura:

• prescrição ou caducidade — a data a partir da qual o direito se perde. Não é um prazo processual: existe antes de haver processo, e determina se ainda há caso a abrir;
• honorários — à hora, fixo, quota litis ou avença, com o valor e as condições acordadas;
• procuração assinada em — a data do mandato.

O formulário lista o que ainda falta preencher enquanto se preenche o resto — em vez de devolver um erro genérico só depois de se tentar submeter.

Depois de aberto

Estado, prioridade e confidencialidade

Um caso mostra o estado, a prioridade e, quando aplicável, se é confidencial. Um caso confidencial só é lido por quem está atribuído a ele, mesmo por quem tem permissão geral para ler casos — a permissão diz que o papel lê casos em geral; uma verificação adicional decide quais.

Partes

A lista de partes do caso — quem é o requerente, o requerido e os demais papéis processuais.

Responsável e transferência

O caso tem um advogado responsável. Transferir o caso para outra pessoa exige um motivo — uma transferência sem motivo é indistinguível de um engano, e é o que alguém vai ler daqui a dois anos.

O advogado anterior continua atribuído depois da transferência: quem levou o processo durante dois anos é quem sabe responder sobre ele, e cortar-lhe o acesso na transferência apagaria esse contexto. O histórico de transferências fica visível no próprio caso.

Encerrar um caso

Encerra-se um caso quando o trabalho termina. É uma ação do responsável ou de um sócio.

A seguir

Um caso aberto passa a poder ter prazos e audiências na agenda.

Documentos do processo

Dentro da ficha do caso há uma secção de documentos. Carregue um ficheiro com Carregar documento: escolha o ficheiro, dê-lhe um título e, se for o caso, marque-o como confidencial. O limite é 10 MB por ficheiro.

Um documento confidencial só é lido por quem está atribuído ao caso, mesmo por quem tem permissão geral para ler documentos.

Versões

Uma versão nova não substitui a anterior. Abra o documento e use Nova versão — o histórico fica todo, e a nota que escrever ("Corrigido o NIF", "Revisão após reunião") é o que permite saber, mais tarde, o que foi entregue em cada data.

Descarregar

Cada descarga fica registada: o sistema guarda quem descarregou o quê e quando. Não é vigilância — num processo, saber quem teve acesso a um documento é parte do próprio processo.

Onde ficam guardados

Num armazenamento de objetos (MinIO ou S3), separado por escritório: os ficheiros de um escritório vivem sob um caminho próprio e não se cruzam com os de outro. Quem instala o sistema pode usar antes o disco do servidor — a aplicação funciona igual, e quem a usa não nota a diferença.

Levar o processo em PDF

O botão Ficha em PDF, na ficha do caso, gera um documento com a identificação, a causa, o pedido, os factos, as partes e os prazos por cumprir. É a capa que se leva para o tribunal.

A estratégia não vai no PDF. É o campo mais sensível do caso, e um documento impresso sai do sistema e passa a viver em pastas, emails e impressoras. Fica apenas no ecrã, visível a quem pode escrever no caso.