O que é o lexfirma

lexfirma é um sistema de gestão para escritórios de advogados em Angola. Organiza contactos, clientes, casos, prazos, audiências, documentos, honorários e faturação num único sítio, com um portal onde os clientes acompanham os seus próprios processos.

Não é uma folha de cálculo com mais colunas. Sabe, por exemplo, que um prazo tem uma regra de contagem e uma norma que o justifica, que um caso contencioso exige um valor da causa, e que nem todos os que trabalham no escritório podem ver o mesmo caso.

Duas faces

Cada escritório tem o seu próprio endereço — um subdomínio — e nesse endereço convivem duas coisas distintas:

• o site do escritório, que qualquer pessoa vê: as áreas de prática, como o escritório trabalha, e um formulário para pedir uma consulta;
• a aplicação de gestão, atrás de um login, para quem trabalha no escritório e para os clientes com acesso ao portal.

Quem chega ao endereço de um escritório sem sessão iniciada vê o site público. Quem entra com email e palavra-passe vê a aplicação de gestão — ou o portal, se for cliente.

O que faz, em oito pontos

• Um ecrã que responde a «o que tenho de fazer hoje». Prazos, audiências, compromissos, documentos à sua espera e tarefas, reunidos — em vez de cinco secções para abrir e juntar de cabeça.
• Prazos com fundamento. Um prazo não é uma tarefa com data: tem regra de contagem, referência à norma e alerta configurável.
• Verificação de conflitos. Procura por nome, NIF ou email contra todos os contactos, clientes e contrapartes do escritório antes de se aceitar um caso.
• Pesquisa em tudo. Clientes, casos, documentos e contactos numa caixa só — e nunca devolve o que quem procura não poderia abrir.
• Documentos com versões, revisão e auditoria de acesso. Uma minuta pode ser posta à espera do visto de um colega, e aparece no «Hoje» dele.
• Comunicações e histórico. O que se disse a quem, e quando, guardado no caso e no cliente — em vez de em caixas de correio pessoais. Cada caso tem uma cronologia do que lá aconteceu.
• Portal do cliente. O cliente vê os seus processos, os documentos partilhados, as comunicações que o escritório escolheu partilhar e as suas faturas — nada mais.
• Honorários e faturação. Horas, despesas e faturas, com relatórios exportáveis.
• Um escritório, uma base de dados própria. Não há uma coluna a separar escritórios: cada um tem o seu próprio schema. Um erro numa consulta não alcança dados de outro escritório.

Por onde começar

Se está a configurar o escritório pela primeira vez, siga Criar o escritório e entrar e depois Primeiros passos — a ordem importa, e essa página explica porquê.

Se já tem conta, Papéis e permissões explica o que vai ver ao entrar, consoante a sua função no escritório.