Papéis e permissões

Um escritório tem nove papéis. Uma pessoa pode ter mais do que um. O menu de cada pessoa mostra só as entradas para as quais tem permissão — Painel, Casos e Agenda ficam sempre à vista de quem tem acesso a elas; Pessoas e Escritório ficam agrupados, porque se usam menos vezes por semana.

Papel	Quem é	Acesso
Sócio	Responde pelo escritório perante a Ordem.	Tudo — casos, contactos, clientes, tarefas, prazos, documentos, faturas, pagamentos, despesas, horas, catálogo, pessoas, equipas, configuração, verificação de conflitos, notas. É o único papel que alcança conteúdo privado de outra pessoa — ver a nota de supervisão abaixo.
Advogado sénior	Coordena equipa e casos de terceiros, sem ser sócio.	O mesmo trabalho jurídico do advogado, mais a gestão de equipas. Não alcança conteúdo privado de outra pessoa — essa capacidade fica só com o sócio.
Advogado	Exerce advocacia.	Casos, contactos, clientes, tarefas, prazos e documentos atribuídos ou não confidenciais; lança horas e despesas; corre e consulta verificações de conflito, mas não as dispensa — dispensar um conflito é decisão de sócio.
Associado	Como o advogado, com uma responsabilidade a menos.	O mesmo que o advogado, exceto encerrar ou apagar um caso.
Estagiário	Em formação.	Lê casos e documentos; gere as suas tarefas; lança horas; escreve na sua área pessoal.
Paralegal	Suporte processual.	Lê casos; gere contactos, documentos, prazos e tarefas; consulta verificações de conflito.
Financeiro	Fatura e cobra.	Faturas, pagamentos, despesas, leitura de horas; lê casos e clientes para poder faturar — nunca os documentos, porque o processo é privilegiado e a fatura não.
Administrativo	Administra o escritório; não exerce advocacia.	Pessoas, equipas, configuração e catálogo. Lê contactos e a sua própria área pessoal; não tem acesso aos casos nem à faturação.
Cliente	Usa o portal, não a aplicação de gestão.	Só os seus próprios processos, documentos partilhados e faturas — ver Portal do cliente.

Ler o catálogo não é administrar o escritório

Todos os papéis do escritório leem o catálogo de tipos de caso, áreas de prática e tribunais — os oito, incluindo o financeiro e o administrativo. Só o cliente do portal não o lê.

A razão é prática: sem tipo de caso não se abre um caso, sem tribunal não se marca uma audiência. Criar, alterar e retirar de uso ficam com o sócio e o administrativo — ver Configuração do escritório.

As delegações são a excepção: essas ficam com quem administra, porque são a estrutura do escritório e não o vocabulário do trabalho.

Permissão geral e acesso ao registo

Uma permissão responde a "este papel pode, em geral, fazer isto?". Ter matter:read não abre automaticamente qualquer caso: um caso confidencial só é lido por quem está atribuído a ele, mesmo por quem tem essa permissão geral. O mesmo vale para as notas da área pessoal — ver A minha área para o que isto significa na prática, incluindo a supervisão do sócio.

Criar e gerir funcionários

Em Escritório → Funcionários. Só o sócio e o administrativo lá chegam: são os únicos com permissão de gestão de pessoas.

Convidar

Escreva o email, escolha os papéis — pode dar mais do que um, e as permissões somam-se — e, se quiser, as equipas de prática em que a pessoa entra. O convite segue por email com um link válido 14 dias, que serve uma vez só.

A pessoa tem de existir primeiro?

Não. É essa a razão de haver convite em vez de um botão «criar utilizador». Escreva o email de alguém que ainda não tem conta nenhuma: a conta nasce no momento em que essa pessoa aceitar o convite e escolher a sua palavra-passe.

Não há outra forma de criar um funcionário, e é deliberado. A alternativa — alguém do escritório criar a conta e ditar a palavra-passe — daria ao escritório uma senha que não é dele, numa aplicação onde as pessoas assinam peças processuais.

Que palavra-passe é que a pessoa usa?

Depende de ela já ter conta neste escritório, e o sistema trata os dois casos sem lhe perguntar nada:

Situação	O que acontece
Não tem conta (o caso normal)	O link leva-a a um ecrã onde escolhe a palavra-passe dela. Mínimo de 12 caracteres. Ninguém no escritório a conhece — nem o sócio.
Já tem conta aqui — era cliente do portal, ou já cá trabalhou	Não escolhe nada. Confirma o convite, ganha os papéis novos, e entra com a palavra-passe que já usava. Ela não muda.

O segundo caso é comum e não é um erro: um cliente do portal que passa a colaborar com o escritório é a mesma pessoa, com a mesma conta. Criar-lhe uma segunda seria partir o histórico em duas.

O que o sistema recusa é convidar quem já é funcionário — isso não é um convite, é uma mudança de papéis.

Se esquecer a palavra-passe, o caminho é o de sempre — recuperação de conta — e nunca um convite novo. Um convite não redefine palavras-passe.

Se o email não chegar

O convite fica criado à mesma e o link aparece no ecrã para o entregar à mão. O aviso diz qual dos casos aconteceu, porque não são o mesmo:

• «Convite enviado» — seguiu para o servidor de correio.
• «Este servidor não envia email» — a instalação não tem correio configurado e a mensagem ficou no registo do servidor. Ninguém a vai receber; use o link.
• «O email não saiu» — o servidor de correio recusou a mensagem.

O link não volta a aparecer depois de fechar o ecrã. Para obter outro, cancele o convite e crie um novo.

Mudar papéis

Na linha de cada pessoa, mudar papéis. A alteração tem efeito no pedido seguinte.

Duas coisas que o sistema recusa, e porquê:

• Não pode alterar os seus próprios papéis. Retirar-se o acesso de gestão por engano deixaria sem forma de o repor. Peça a outra pessoa com acesso de gestão.
• O escritório não pode ficar sem sócio. É quem responde perante a Ordem e o único papel que alcança conteúdo privado. Dê o papel a outra pessoa primeiro.

Suspender o acesso

Na linha de cada pessoa, suspender acesso. Escreva o motivo — fica no histórico e é o que responde à pergunta daqui a seis meses — e, se quiser, uma data de fim. Sem data, a suspensão dura até alguém a levantar; com data, o acesso volta sozinho.

Suspender não é desligar. Os papéis ficam intactos e o trabalho fica onde está. Quem volta, volta ao que era — não há nada para repor.

A pessoa suspensa continua a poder entrar e vê um ecrã com a razão e até quando. Não alcança mais nada.

As mesmas duas recusas dos papéis: não pode suspender-se a si próprio, e o escritório não pode ficar sem sócio em exercício — um sócio suspenso mantém o papel mas não abre um único ecrã, e por isso não conta.

Sair do escritório

O desligamento não se faz aqui — está em Escritório → Substituições e saídas, porque exige um sucessor para o trabalho pendente. Ver Substituições e saídas.