Comunicações e histórico

O que isto é — e o que não é

Uma comunicação é o registo do que se disse: um email enviado, uma chamada recebida, uma reunião, uma carta, uma notificação do tribunal.

Não é um canal de envio. O escritório continua a mandar o email pelo seu programa de correio e a telefonar pelo telefone. O que aqui fica é o facto — porque o que se perde num escritório raramente é a mensagem: é a memória de que foi trocada, com quem, e o que ficou combinado.

Essa memória, quando vive em caixas de correio pessoais, sai do escritório com quem sair.

Onde se registam

Na ficha de um caso ou na ficha de um cliente, na secção Comunicações. O botão «Registar» abre um formulário curto.

Uma comunicação pertence sempre a alguma coisa — um caso, um cliente ou um contacto. Não é possível guardar uma comunicação solta: seria exatamente a informação que este registo existe para deixar de se perder.

Uma chamada de angariação de alguém que ainda não é cliente regista-se na ficha do contacto, e não tem caso nenhum atrás. É normal, e é o que se quer.

Os campos que importam

Enviámos / Recebemos. A direção. Muda como a linha se lê no histórico.

Canal. Email, telefone, WhatsApp, reunião, carta, tribunal, SMS. Tribunal está separado de carta de propósito: uma notificação judicial não é correspondência, tem consequência processual, e quem varre o histórico à procura do que faz correr prazo precisa de a distinguir de relance.

Quando aconteceu. Distinto de quando foi registada. Uma chamada de sexta lançada na segunda-feira pertence à sexta — se ficasse na segunda, o histórico contaria a história errada a quem o lesse daqui a um ano.

Voltar a isto em. Opcional. É o que põe a comunicação em «Por responder» no seu Hoje, no dia que escolher. Quando responder, carregue em «Já respondi» e sai da lista.

Só quem registou a comunicação a pode dar por respondida — quem escreveu «ligar de volta na quarta» é quem tem de ligar.

Quem vê o quê

Uma comunicação de um caso herda a confidencialidade do caso. Se o caso é reservado, o que se disse sobre ele é reservado — quem não alcança o caso não vê as comunicações dele, nem na listagem nem pelo endereço direto.

Não há um interruptor de confidencialidade por comunicação, e é deliberado: daria a situação em que o caso está fechado e a conversa sobre ele está aberta.

Partilhar com o cliente

Uma comunicação nasce interna. Para o cliente a ver no portal, é preciso um gesto à parte: o botão «Partilhar com o cliente», na própria linha.

São duas fechaduras diferentes, e as duas têm de abrir:

• no acesso ao portal do cliente, a área Comunicações tem de estar ligada — ver Portal do cliente;
• e cada comunicação tem de ser partilhada, uma a uma.

Abrir a área não publica nada por si. É o que impede que um clique errado ponha um histórico inteiro de conversas internas ao alcance do cliente.

«Retirar do portal» desfaz a partilha a qualquer momento.

Apagar

Só sócios e advogados séniores apagam uma comunicação, e mesmo assim ela não desaparece da base — apagar o registo do que se disse a um cliente é apagar prova.

O histórico do caso

No fundo da ficha de um caso está o Histórico: tudo o que aconteteu, por ordem, do mais recente para o mais antigo — a abertura, as partes, as tarefas, os prazos, as audiências, os compromissos, os documentos, as comunicações, as notas do escritório, as despesas, as faturas e as transferências de responsável.

As famílias em que um atraso custa alguma coisa — prazos e audiências — vêm marcadas na margem.

Não é a mesma coisa que o registo de atividade logo abaixo. O histórico mostra o que o caso tem; a atividade mostra quem mexeu nele. Um prazo é marcado e vence sem que ninguém carregue num botão, e por isso um histórico que viesse só do registo de quem fez o quê teria buracos exatamente onde importa.

O histórico do cliente

Na ficha de um cliente, o histórico responde a «o que é que o escritório já fez por esta pessoa»: casos abertos e encerrados, o que se lhe disse, os documentos, o que se lhe faturou e o que pagou.

Os casos que não pode ver não entram — nem o número deles, que já seria informação a mais.